語和過渡詞彙，使用複雜

的句子結構，過多的重複和修飾，而這些並不能使文章易於閱讀和理解。

長句令人厭煩，它們阻塞了對你文章所提供的資訊的閱讀和理解或按其指令行動的可能性。短句有助

於將我們的思想分類，使每一要點清晰，也便於讀者比較容易地把握我們的思想。短句不會使文章過分簡

單化，反而會使讀者容易閱讀和理解，它們會增添你的備忘錄、信件或報告的可行性。

幸好長句是相當容易矯正的，有三種方法可使長句變為短句：

其一，刪去不必要的詞彙（我們經常發現不必要的詞彙、華麗的短語和過多重複）。

其二，去掉複合句的連線詞，使之成為兩個簡單句。

其三，透過去掉過多的修飾辭減少句子的複雜性（比如：“無論如何”，“除此之外”等等）。

使用由一到十個字組成的短句

現在我們來縮減你句子的平均長度，使文章更有可讀性，這樣做可能會使你的文章增加一些跳躍性和

活力，使文章更有吸引力和說服力。

你無法控制文章主題的複雜性，但是你可以控制你所寫的文章的複雜性。在文章中你可以選擇那些最

簡潔的詞彙，便於閱讀；你可以選擇短詞和短句，這樣使比較複雜的主題容易理解。

去掉不必要的短語

許多不必要的短語混在公文中，這些多餘的詞彙花費讀者很多的精力，既增加了句子的長度又增添了

閱讀的困難。

去掉過多的重複

重複是不必要的反覆，這種重複是如此普遍以至於我們幾乎很少認識到，它們一遍又一遍的重複，而

沒有附加任何新的資訊。比如：“鉛心的筆”、“全面完全的”等等。這些詞語增加了句子的長度，增添

了閱讀的困難。

分離複合句

我們經常要把兩個句子合成一個句子，當兩個句子含有一種意思且只含有一種意思並且它只有一個主

語和一個動詞時。

對於上面那段話，可以改寫成：

我們經常把兩個句子合成一個句子，這個句子含有惟一的意思。它只有一個主語和一個動詞。

減少複雜句型

減少句子的複雜結構可以使你的文章更容易看懂，使讀者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上

面的句子可以改寫為：

為了便於讀者抓住你的中心思想，減少句子的複雜性，這樣改寫效果會更好。

不要過度鬆散

在適當修飾與隨意拖長、漫談式的文章之間是有區別的，後者是由於我們頭腦的高速運轉，隨想隨寫，

而在我們意識到這點以前，我們的文章寫得又長、又複雜，又鬆散。

“像這類的問題我們已經經歷過幾次了”，當你寫到這句話時，你的腦海裡浮現出很多的往事，這些

事情足以使你要擴充並解釋你的這句話。於是，你又寫到“在許多場合我們討論過這個問題，不幸的是以

往的努力都是徒勞無益的。但是，現在我們還要努力去試一下，我還是要建議……”試著去掉這類的詞

匯：“因為”、“因此”、“不論如何”、“所以”，用句號把句子分開，使每個句子相對獨立。

不要冗長乏味，也不要居高臨下地責備對方

你是否收到過包含這些短語的信？

按照你的要求……

首先感謝你的配合……

請你相信我們一直非常關注……

我們要求密封后返回……

我們的辦公室已經收到你的會晤約定……使用這些短語的人可能認為這樣聽起來很正式，但實際上它

們是非正式的。華而不實的短語增加了詞彙卻減少了可讀性。

從中我們可以學到什麼？應當像說話那樣寫作，而不是相反。把你寫的東西大聲讀出來，如果聽起來

矯揉造作，就修改它。

第七部分　書面溝通

文字敘述要有說服力

無論你怎樣表述，惟一的宗旨是要使讀者理解你的資訊並照著去做。這一節我們將介紹更多的方法來

提高你的文章的可讀性和說服力。

語法

語法是重要的。事實上，公文的一個定義就是“以