簡潔的語法進行交談”，讀者也經常透過語法來理

解我們的資訊。

如果你十分關注文章中所運用的語法，這就為你提供了改進你的語法的機會。讀一本好的語法書，並

經常地傾聽你的朋友、同事、電視臺和廣播電臺主持人的講話，注意他們是如何構造句子，如何使用動詞

的。

堅持使用電腦的語法檢查功能，直至你自信自己不會出錯。閱讀電腦上的解釋，確信自己已經弄懂了。

然後讓別人檢查你的信、報告和備忘錄，看能否找出語法上的錯誤。組織你的材料使用蜘蛛網法

蜘蛛網法是簡單而又有用的技巧，可以有序地組織你的資訊和思想，它能夠幫助你防止遺漏、重複、

不切實際，以及突出你的重點內容。

要構成一個蜘蛛網：

步驟1：將你的論題放在中心，圍繞它畫圖。

步驟2：注意你要達到的目的，沒有明確的目標不可能寫出清晰的文章。公文的一般目的是：為了分析

為了解釋為了說明

為了討論　為了建議為了呈送

為了詢問　為了推薦為了評論

為了感謝　為了確認為了概要如果你文章的目的明確，你將能夠把你的資訊和想法有序地組合以適

合你的目的；如果文章的目的不止一個，把它們全部找出來。

如果你需要分幾部分來完成你的報告，那麼對每一部分製作一個蜘蛛網，每一部分有著不同的目的。

步驟3：頭腦風暴，把你的所有資訊都列出來。

如果使用相關的動詞和名詞，動詞表示行為，他們提醒你要做什麼，比如“詢問的問題比問本身應該

更清晰”。

如果幾種思想似乎都與主題相關，把每一種思想作為一個分支。

步驟4：檢查一下你所構造的蜘蛛網，看看是否把所有的事情都包含進去了，去掉不必要的或重複的。

步驟5：你還需要收集、檢查或開發哪些資訊或資料，把它們突出出來。

檢查一下還有什麼需要新增進來的。使你的公文儘可能的簡潔，越短越好，記住　KISS原則，使文章

短小精悍。

為你的思想排序

你的思想的次序是怎樣的，一旦你的蜘蛛網構造成功，資訊的排序是一件非常簡單的事情，只需考慮

這篇文章讓讀者看起來富有邏輯，更有興趣，更適合讀者的口味。

步驟6：蜘蛛網上的每一支臂膀，都應表現出一定的順序。引導你的讀者一步一步地把握你的思想、信

息和結論，有許多方法可以實現這個目標：

時間：歷史年代：過去→現在→未來。

空間：地理位置：中心點→外延，如：悉尼→郊區，或者墨爾本碼頭→整個澳大利亞。

因果過程：事實→原因→結果。

步驟順序：如：原材料→製作階段→產品。

原理：理論→實踐，比如：文章的可讀性→短詞、短句、避免專業術語，去掉不必要的短語、重複、復

合句，減少句子的複雜性，包括一些短句子。

問題：解決的可能性，比如：超重→減肥節食，參加體育鍛煉，參觀健康農場。

比較和對照：例如：動作片與啞劇，草圖與油畫，緊急的與重要的。

次序：降序：由大到小，或升序：由小到大。建議：

事實→結論→建議：對於喜歡細節的讀者應這樣做。

結論→建議→事實或理由：適合於那�