善你的寫作技巧，選二三個備忘錄、報告或你寫好的信件與下面兩節的指導大綱進行比較，然

後選出一二個按照大綱重新寫。

人們都很忙

人們沒有時間反覆閱讀檔案、合同以達到充分理解，通常他們選擇一些內容來閱讀，然後理解它，並

按此規定行動，然後又繼續做下一步工作。如果你的文章又長又複雜，並且使用很多長詞、偏僻的專業術

語和華麗的短語，人們會對讀你的文章感到厭倦；如果你不能清晰地陳述你的目的，如果你的主要觀點不

突出、不明確，如果你的思想缺乏組織、缺乏吸引力，你將會浪費人們很多時間去理解它們。這些都將極

大地降低人們的閱讀興趣，減少按你所說的去做的機會。

事實上有效的寫作有三個要點：

1。　必須容易閱讀。

2。　必須容易理解。

3。必須能夠說服讀者。

如果你能使用較短的詞彙、較短的句子，你的寫作是成功的。

謹慎地選用你的詞彙

使用短詞

許多人認為較長的詞彙會含有較複雜的含義，而簡單的詞彙含義簡單，因而他們的文章不必要地堆砌

詞藻，這樣使讀者讀起來很困難。當然有些短詞意思確實簡單。比如：貓、帽子、坐。而另外一些短詞卻

不盡然，比如：真理，愛情，靈魂。簡單的語言並不一定主題簡單，使用短詞寫作，也不會使你的文章過

分簡單，反而會增加它們的可讀性。

要儘量選擇短詞，少選擇長詞，所謂短詞是指那些少於三個音節的詞彙，但有三種例外：

1。大寫詞彙，如：澳大利亞（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。

2。由短詞合成的詞，如：簿記員（book　keeper），儘管（nevertheless），每個人（everybody）。

3。以es或ed構成的三音節詞彙，如：承認（confesses），消化（digested），資源（resources）。

還要注意以　ing結尾的長詞。它們可能具有三個以上的音節，使讀者感到閱讀起來困難，因為它們需

要一個視覺過程。選擇那些表達最精確、最經濟、你的讀者最熟悉的詞彙，這些詞彙也許是你在面對面交

談時使用的詞彙。

這並非一成不變的準則，一些短詞不便於閱讀，你要學會取捨。

何時使用長詞

儘管我們說使用短詞會方便讀者，但是文章中還是會大量運用長詞。這些長詞有些是必需的，但有些

只會難為讀者。如果要用事物的名稱或技術詞彙，可以使用長詞。如果是為了更加精確地表述你想說的事

情，可以使用長詞。但它應是唯一的或具有特殊描述性的詞彙，或者可以附加額外的意思。

如果使用長詞可以節省你所使用的短詞，比如“unemployment”（失業）一詞是經濟學中的詞彙，它

節省了幾個短詞“它表示沒有工作”。如果使用的長詞是廣大讀者更加熟悉的，比使用短詞更有效果，那

麼使用長詞。

在你認為長詞可能會給讀者帶來麻煩時，不要使用長詞，大多數人在他們繁忙時是不情願查詞典的。

不要削減所有的長詞，僅僅削減那些不必要的詞彙，使用那些最能表達你的意思的詞彙，那些使讀者

感到更加親切熟悉的詞彙，運用那些經濟的但是具有豐富涵義的詞彙。如果可以使用“city（都市，城

市）”，我絕不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。

馬克。吐溫（1835…1910），美國幽默家、作家。

第七部分　書面溝通

簡單明瞭

避免專業詞彙和“噪音詞彙”

對大多數讀者來說，專業詞彙會使文章難以理解；同樣地，使用流行的“噪音詞彙”也不會使人們分

享其所擁有的涵義。如果你想使用專業詞彙或“噪音詞彙”，你要確認你的讀者能夠理解你所使用的詞彙

的涵義。

使用短句

許多人把詞藻的堆積等同於文章的重要性，他們在文章中填充大量華麗的短