因此，第二個步驟就是要做有系統的時間管理。我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，儘可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個問題。

１。首先要找出什麼事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助於成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什麼後果？”如果認為“不會有任何影響”，那麼這件事便該立刻取消。　。　想看書來

第2章　掌握自己的時間（6）

然而許多大忙人，天天在做一些他們覺得難以割捨的事，比如應邀講演、參加宴會、擔任委員和列席指導之類，不知佔去了他們多少時間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也根本不夠精彩。然而他們得承受這些負擔，一年又一年，就像從天而降的災難一樣躲也躲不了。其實，對付這類事情，只要審度一下對於組織有無貢獻，對於他本人有無貢獻，或是對於對方的組織有無貢獻。如果都沒有，只要謝絕就得了。前文說起的那位天天有應酬的總經理，在經過一番檢討後，發現其中至少1/3的宴請根本沒有參加的必要。有時他甚至有點哭笑不得，因為主人並不真心希望他出席。主人發來邀請，只不過是一番禮貌而已。其實主人倒真希望他在請帖回執上寫個“敬謝”，而他每次敬陪，主人反而不知如何為他安排席次呢。２。第二個該問的問題是：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”

前述總經理還發現，在他參加的宴會中，事實上有1/3只要有公司的高階管理人員到場即可，並非每次都要他親自參加不可。主辦單位只不過希望把該公司列在請客名單上而已。

多年來在管理方面都在研究授權問題。任何一個組織——企業、政府、學校和軍事機關，幾乎每一位主管人員都接到過上級有關做好授權的指示，而且他們本人也曾屢屢對其下屬闡明授權的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產生效果，實在令人懷疑。原因非常簡單：只是因為沒有完全明瞭授權的意義。如果認為所謂授權，意思是說：“我的”工作應由別人來做，那就錯了；因為你既拿了薪水，就該做你自己的工作。又有人認為：充分授權之後，最閒散的經理人便應該是最好的經理人。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。

但是我卻從來沒見過一位管理者，在檢討過自己的時間記錄後，還不改變自己的習慣，將不必親自處理的事交給別人。只要翻閱一下時間記錄，他就能立刻發現他的時間全用在不必要的事上了，而對於確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經承諾過的事，他卻沒有時間來處理。其實他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。公務旅行就是個例子。帕金森教授（Ｃ．Northcote　Parkinson）在《帕金森定律》一書中指出：要迫使不勝任的上級主管退休，最好的辦法就是讓他不斷出差旅行。把飛機當做管理工具來用，這實在是過高地估計了飛機的作用。當然出差是必要的，但是派一位資歷較淺的人員也照樣可以完成任務。資歷較淺的人員通常喜歡出差，同時年輕人在旅館中也容易睡好。年輕人總更能耐勞，因此往往比經驗豐富但易於疲勞的高階人員，更能勝任外出工作。參加會議也是問題。雖然會議本來並沒有什麼別人處理不了的大事，但管理者總得出席。在檔案的初稿出來之前，管理者往往要花上好幾個小時參與討論。研究所為了釋出研究成果的新聞，得由主持該項研究的高階研究員來撰寫新聞稿。研究所裡有很多人都知道該項研究的經過，新聞稿如果由別人寫，寫出來一定文筆流暢、通俗易懂，而高階研究員卻只能寫出一些高深莫測的數學公式。總而言之，管理者所做的工作，確實有許許多多可由別人去做，而且也應該由別人去做。書包　網　。　想看書來

第2章　掌握自己的時間（7）

“授權”這個名詞，通常都被人誤解了，甚至是被人曲解了。這個名詞的意義，應該是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應由自己做的事——這才是有效性的一大改進。

3。還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制並且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。

這種現象並不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。