第2章　掌握自己的時間（10）

到今天，蒸汽渦輪機、航空發動機和原子能，雖然各有不同的市場，但這三種電力資源已不再是各佔一片市場，互不相關了。這三種產品在利用上也漸漸地可以互相代替、互相輔助。其中任何一種，在某些情況下都是最經濟和最有利的發電設施。由此來看，三者可以說是互相競爭的。可是，如果能將其中兩種合併使用，則得到的效果，可能遠比單獨使用任何一種都好。

所以，該公司最需要的，是一項能源戰略。他們需要的是一項決策：究竟該三個部門並重，讓它們去互相競爭，還是該以某一部門為主要業務，而以另兩個部門為輔助？或者該在三中選二——選擇兩項以發展一項最佳的“能源組合”？再者，該公司也需要決定，如何將資金分配給三個部門。尤其重要的是，該公司既然是從事能源事業，就需要一種組織，能配合事實上只有一個能源市場的現實，為同樣的顧客供應同樣的最終產品——電力。然而，該公司卻分設了三個部門，各自為政，各不相屬，各有各的辦法和制度。更有甚者，各部門自信能在今後十年內獨享全部能源市場的75％。

這樣的結果是，多年來三個部門都忙於永無止境的會議。而且，因為管轄這三個部門高層管理的並非同一人，所以他們的會議也侵入了公司的整個高層。到現在，情況總算已有好轉。三個部門在組織上已改變過去的形式，歸併為一個組織單位，由一位經理人管轄。雖然問題仍未完全解決，內部還有不斷的衝突，有許多大策略尚待決定，但至少大家都能瞭解這類大決策究竟是什麼了，至少公司的最高當局，可以不必老是在會議中擔任裁判員。會議的時間自然也比以前大為減少。４。最後一項浪費時間的因素，是資訊功能不健全。某一醫院的院長，多年來一直為應付院內醫生們的電話而苦惱。醫生們打電話給他，要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長几乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時，住院部不能立刻接到通知。當然，有沒有床位，各病房的護士長隨時都清楚，主辦出院結賬手續的出納臺也能隨時知道。住院部的人，是在每天清早5點辦理“床位調查”工作，而通常病人大多是在上午醫生查房之後才辦出院手續。其實像這樣的問題，只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納臺時，多填一份副本送住院部就解決了。另一種同樣常見的現象，是資訊的表達方式不當。其後果有時更為嚴重。製造部門常遭遇的一項困擾，是生產數字無法直接供生產作業部門使用。例如產量，報表中往往只列出會計部門所需的“平均產量”。可是直接作業人員需要的卻不是平均數字，而是範圍和大小，包括產品的組合、產量的變動和每批生產的時間等等。所以，他們需要這類資料時，不是每天都得花費幾小時來推算，就只有在本單位內設定一個自己的秘密統計組了。當然這種資料在會計部門一定都有的，可是通常誰也不想去告訴會計部門，說自己需要的是怎樣的資訊。以上所說的種種時間浪費的缺點，例如人數過多、組織不健全或資訊系統失靈等等，有時是輕而易舉就可以改善的，但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時間來。　。。

第2章　掌握自己的時間（11）

統一安排可以自由支配的時間

管理者在做過了自己的時間記錄和分析後，當然瞭解究竟有多少時間可用於重要事務了。換句話說，有多少時間可以自由支配，又有多少時間可以用在確有貢獻的大事上。

但是，對於可以自由支配的時間，也別存太大奢望。一位管理者無論怎樣無情地刪掉了浪費的部分，其自由時間仍不會太多。我曾在某銀行擔任顧問工作兩年，研究該行高層管理的結構。這家銀行的總裁，應該是我認識的主管中最善於管理時間的了。兩年間，我每月與他會談一次，每次他都只給我一個半小時。而且每次會談，他都先有充分的準備，因此我也不能不事先準備。我們談話的內容，每次僅以一個主題為限。在我們談到1小時20分時，這位總裁開始催我了：“德魯克先生，我看我們該做個結論了，也該決定下一次談什麼主題了。”一個半小時的時間一到，他就站起來跟我握手再見。過了大約一年，我終於忍不住問他：“總裁先生，為什麼我們談話時，每次你都以一個半小時為限？”他回答說：“原因很簡單，我的注意力只能維持一個半小時。不管研究什麼問題，超過了這個限度，我的談話就沒有任何新意了。而且，我還知道，如果時間