的報告有感而發的，要善於發掘他話裡的意思，做出判斷是應該將剛說的事進一步詳述還是就此打住，繼續說另外的事。

如果你沒有得到他的任何評論，那麼可能就是他對你剛說的不感興趣，那麼你就可以立刻進入下一個議題，這樣就比較快地縮短了你的內容。

但是作報告不能總是停頓，這樣會打斷你作報告的節奏，而且，你的上司也可能會聽得不耐煩，這就需要你的報告中要有簡短且有深意的語句，可以吸引上司的注意，使他忍不住問你，他一旦問你就是給了你一個資訊，他比較感興趣，你應該接著說。這樣重點的內容就可以詳細地報告給你的上司了。

做報告的時候，要會利用肢體語言，無論是你傳達給你的上司，還是你從你的上司那裡觀察到的，都對你們之間的互動有推波助瀾的作用。你的富有意義的肢體語言會引起上司的好奇，馬上跟進你的報告問個究竟，這樣你就可以避繁就簡，詳細報告你的上司比較感興趣的事情，而將那些他沒興趣也不重要的事情一句帶過，從而既縮短了你的報告又突出了重點，真可謂一石二鳥！

另一方面，你透過對上司的肢體語言或臉上的表情進行觀察，也能發現他對什麼比較關心對什麼不關心，因而也能夠有利於縮短你的報告，從而以短小見長，以精悍取勝，給你的上司留下好的印象。

所以，面對上司做工作報告時，要想辦法引起他的興趣和注意，使他能夠很好地配合你的報告做出回應，讓你知道哪裡需要改進，哪裡還不夠詳細，這樣你就可以有的放矢，所講的都是你的上司關注的問題，不至於你說你的，他想他的，最後是他什麼也沒聽進去，自然對你就不會有什麼好的印象了。因此，在作報告時一定要重視與上司的互動，在互動中完善你的工作計劃，充實你的下屬形象。

讓郵件最短、最容易閱讀

郵件內容儘量精簡，能節省寫信的時間並增加對方響應的機會。

“最容易閱讀、理解與回覆的信件，最吸引我的注意。”這是一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。

你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的資訊，而且必須更容易閱讀，節省對方的時間。該怎麼做呢？你必須：一是把每一封電子郵件的內容限制在大約8～12句的範圍內，二是超過20個字就應換行，三是如果超過3行必須空行。

隨著計算機的普及，21世紀最流行的詞語就是網路。網路給所有的人提供了一個資訊交流的廣闊平臺，它的適時性、方便性、快捷性備受商家的青睞。現在，所有明智的公司高層都給自己的公司配備了網路，實行網路化辦公。作為一名員工，主要接觸到的就是電子郵件。

網路化、無紙化辦公蓬勃興起，電子郵件的應用也越來越普及。電子郵件給人們帶來的方便與快捷是顯而易見的。且不說電子郵件給身處不同國度、不同地區的通訊雙方帶來比普通訊件更加快捷及時的好處，就是在同一棟辦公樓、不同辦公室，甚至在同一個辦公室、不同的人之間也廣泛地使用。

這是因為，電子郵件比起面談、電話交談的最大好處是其具有群發、快捷、及時的功能。比如說一個公司的部門經理要通知他部門的員工某件事情，他可以透過發電子郵件，而不需要給每個人都打一次電話，而且在你打電話時需要適時地聯絡上對方，電子郵件不受這一點的約束，只要保證對方及時地看到郵件即可。

第5章　製作簡單的報告（7）

正因為電子郵件具有這些優點，電子郵件才被廣泛地使用。但是在享受著電子郵件給我們帶來方便的同時，我們也容易走入誤區。

一是我們可能過分依賴電子郵件，希望所有的資訊都透過它來傳遞使得郵件繁瑣冗長。

二是我們可能對郵件形式過分的追求使得它重點不突出，甚至本末倒置。因此我們首先應該明白電子郵件其實也是一種郵件，是資訊交流的一種載體，是我們用來彼此溝通交流的工具。

作為你與上司間交流資訊、彙報工作的電子郵件，它不同於你與親朋好友間互相問候的郵件。你給親朋好友的郵件可以不在乎長短，不在乎內容是否有條理，不在乎他們是否真的能夠了解你的心情，但是，你給上司的電子郵件卻不能什麼都不管，想到什麼說什麼，沒有主次、長篇大論，這樣恐怕你的上司總有一天會將你的電子郵箱設為拒絕接受郵箱的。

由於你與上司間的交流是純粹工作上的，那麼就應該做到短小精悍、重點突出，使你的上司一看就明白