把你想讓收信人瞭解或去做的事情放在頭三行。接著闡釋原因。你是否有問題要問或者需

要索取一些資訊呢？也放在前三行。是否有一個你想讓收信人清楚的時間或最後期限呢？放在前三行。你

是否要提供一些資訊、建議或指導呢？放在前三行。你是否要提供一個機會或邀請呢？還是要放在前三行。

把你最重要的資訊放在開頭，這樣可以防止收信人沒有時間讀完全部內容而錯過。

如果你有不止一個題目的　Email需要傳送，可以把每個題目單獨傳送一封Email，這樣使收信人更方

便地區分輕重緩急並歸類。

如果Email或者傳真不止傳送給一個人，一定要寫清楚：誰，需要做什麼，在什麼時間。可以採用這

樣的方式：群發給需要負責做某事情的人，抄送給僅僅需要了解資訊的人。

第七部分　書面溝通

進行成功溝通

正如別的書信交流一樣，我們把傳真和　Email搞得越有吸引力，它們被讀到的可能性就越大。對於多

數　Email和傳真，這意味著：

每段大約6行。

段落之間空　1行。

使用數字序號。

使用小標題把更長的資訊分開。

關鍵部分要標示出來。

留出一些空白。

這些簡單的技巧會使你的資訊看起來更具可讀性。

有吸引力

清晰簡潔的語句有助於確保　Email和傳真被對方閱讀。另一個使它們有吸引力的辦法是：

確定對收信人有好處——你的資訊可以滿足他的需要。

使用第二人稱——用“你”這個稱謂。

哪怕你同時寫給幾個人，也要用第二人稱，可以使你的資訊看起來不至於像一篇演說。

迅速

除非公共性的Email，大多數人總是希望在　48小時內得到回應。如果我們沒有時間完全回覆，至少我

們可以簡單地告訴對方我們已經收到了資訊，並且正在處理，然後說我們將會詳細回覆。

如果你在度假，可以考慮把你的郵箱設定為自動回覆，這樣如果你收到的郵件短期內不能回覆，而對

方又在期待你的回覆時，可以避免誤解。

整理清楚

傳真件可能因堆積得亂七八糟而造成丟失，Email的往來也可能會把硬碟弄亂，使資訊難以接受。這

裡介紹一些整理傳真和　Email的小技巧：傳真　Email

把不想要的傳真扔掉刪除不想要的資訊（並定期清空垃圾箱）

把準備日後查閱或記錄的傳真　把你想以後查閱的資訊歸為一類

歸為一類把那些你準備以後處理或回覆的

按需要儘早回覆懸而未決的傳真　郵件列印出來或放在電腦資料夾裡

立即回覆其餘的傳真　立即回覆其餘的郵件

定期檢查你的發件箱和標題資料夾，刪除掉那些不需要的和過期的資訊尊重隱私，節省時間

為什麼沒什麼人喜歡點選“全部回覆”的按鈕回覆郵件呢？除非一個人的熟人圈子非常狹小，每個人

與別人的興趣都非常接近。否則，不可能位址列裡的每個人都會對位址列裡的其他人的愛好感興趣！不要

用這樣的方式浪費人們的時間。

你的Email應當包含多少細節呢？在任何一次交流開始前，首先要思考對方