事實→結論→建議：對於喜歡細節的讀者應這樣做。

結論→建議→事實或理由：適合於那些忽略細節的讀者。

結論→事實：適用於瞭解背景的讀者和信任你的讀者。

結論→事實→建議：這是一種不尋常的方法，能夠抓住讀者的注意力，在給出建議前，由他們自己進

行邏輯推理。這種方式適合於對自己的建議沒有把握的情況。

利益→建議或想法→理智：為了說服讀者時使用這種方式。哪一種方法最好？它們都非常有用，為了

使交流更清晰更有說服力，以上述的某種方式構造你的理想模式。

文章長短適度

你的信件、報告或備忘錄要達到的目的是什麼？當你為了實現你的目的提供了必要的資訊時，文章就

可以結束了。為了使文章簡潔，只需提供必要且必需的資訊。

需要自我檢查的問題

文章中在提出建議後包含了理性的敘述嗎？

為了達到目的有無多餘的和不必要的資訊？

為了達到目的，是否包含了所有重要的事情？

文章是否適合讀者的需要？

我還需要更多或更少或更深入的採訪嗎？現在你需要的是去收集資訊。

開始寫作

你已經有了明確的目的，你已經掌握了你的文章應該包括哪些內容以及它們的先後順序，你已經收集

到你需要的資訊，現在開始寫作。　心中有讀者

儘可能地明確你的讀者是誰，然後選擇你的詞彙、支撐的資訊，組織好材料以適合讀者的口味。

下面這些問題應該考慮：

你的讀者已經具有了多少知識背景？你還需要提供、補充什麼？

你的讀者對這個問題的理解程度怎樣？

關於這個主題你的讀者的觀點是什麼？讀者的觀點與你的觀點是否一致？

你與讀者的關係怎樣？

你的讀者喜歡哪種交流風格？它們是正式的還是非正式的交流風格？

哪種資訊科技最有可能達到你的目的，它是一種高技術、統計、總的概述還是軼事，是否涉及費用、

樣板、個人的故事，還是一種參考性資料，你的建議是否與國家的政策相協調等等。

第七部分　書面溝通

說服你的讀者

主體

從蜘蛛網中發展出來的文章概要將會形成你的報告、備忘錄或信件的主體。

突出你的重要資訊

有兩種方法可以突出你的重要資訊：第一種方法是我們已經談論過的，使用短詞、短句以及短的段落。

我們的眼睛一般喜歡注意每一段落的第一句，這就是突出你重要資訊的地方，而較短的段落更是突出

你的主要觀點的位置。

第二種方法是，把重要的資訊放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的開始句上，而不要跟在

諸如“當、在……之後、而、因為、不論怎樣、因此、如果”這類詞後面。以較短的段落作為文章的收尾，

而把重要資訊寫在每段的起始句上。

前言和結尾的寫作

一旦信件、報告或備忘錄的主體完成，我們就可以回過來寫前言和結尾。

在前言中說明你打算告訴對方什麼；在主體段落中進行闡述；結尾時告訴對方你說了些什麼。

一般來說前言有兩個目的：

抓住讀者的興趣，並向讀者表明在看完你的備忘錄、報告、信件後他們能瞭解到什麼。

前言還能幫助讀者立即抓住要點，幫助讀者尋找他們想要知道的內容，而且還能幫助讀者決定在閱讀

之後應採取的行動，在結論段中總結或者進一步確認這些內容。

即使是一篇很短的備忘錄和信件，我們也能夠從前言和結論部分獲益，儘管這些段落僅有一句話或兩

句話。清晰地寫出你的前言部分，用一兩句話概括出要點，然後陳述你的目的和你希望讀者閱讀後應採取

的行動。在你的結論部分，重申你的重要觀點，如果必要，可以再深入一步。

文章具有說服力

文章的說服力對於公文來說是非常重要的，畢竟我們寫作商業信件、報告、備忘錄不是為了好玩，而

是為了使對方瞭解、理解我們，這是我們溝通的目的