一個人在場。除此之外，在管理和行政方式上並沒有特別的要求，人們都喜歡兩週9天工作制——每到第二週，就會是一個縮短的工作周，一個加長的週末。

你的時間用到哪裡去了

巧妙地說“不”的動機非常簡單，只需要使用第3章的“供給和需求計算器”來算一算就一目瞭然，不過這次不是像第3章的例子一樣把時間分配在未來的事項上，而是用來記錄你的真實情況，看看你的時間是怎麼分配在現在的事項上的。首先你列出所有的專案和通常要處理的業務，然後再記錄下你一週內在每個事項上分別花了多少時間，花在意料之外的事項上的時間和最初沒有寫在“供給和需求計算器”內的事項上的時間也要記錄下來，比如像干擾、和同事聊天、小型的“滅火”工作之類浪費時間的事情都會發生，照這樣記錄一週左右的時間，看看你的時間是如何浪費的，結果可能就會讓你感到震驚。想一想如果這些時間沒有被浪費，你會有多少的額外時間，會提前多久回家，或者你可以多完成多少工作，我不是說你不應該和同事交往，但是對很多人來說，他們在這個方面花的時間太多了，有些時間本來是可以節約下來的。

第4章　不做面面俱到的“老好人”（4）

對電子郵件巧妙地說“不”

電子郵件具有兩重性，它既是一件好事，也是一件壞事，你寫完一封信或者一份備忘錄之後，幾乎不用費吹灰之力就可以即時傳送給收件人。電子郵件極具革新性，因為你不需要把信送到郵局，也不需要列印出來然後再放到傳真機裡，遞送信件實物到其他地方要花上幾天時間，電子郵件把這些時間全都節省下來了，這會讓我們的祖先感到無比震驚，而且可以說，如果以前的國王、將軍、政治家和其他要人也有電子郵件可以使用的話，歷史的面貌可能就跟現在大不一樣了。

但從另外一方面來說，這也是一件壞事。案例學習中提到一名女士，她每天要花4個小時來處理電子郵件，我感覺有些人已經變成了電子郵件的奴隸了，說不定有些人在過世後，他們的墓誌銘上會寫著：“這裡躺著某某——他總是把收件箱裡的電子郵件處理得乾乾淨淨”。

如果你也是這樣的人，或者電子郵件總是讓你覺得頭痛，你就需要認真地對待這個問題了。巧妙地說“不”是個好辦法，在你開始練習巧妙說“不”的技巧的時候，可以從電子郵件開始做起。

電子郵件是一個你運用的工具，也就是說，像一支鉛筆或者一臺電腦，或者一塊白板。想象一下，如果每次你在任何地方看到一支鉛筆，你就必須撿起來，開始用它寫字；或者每次你看到一臺電腦，你就必須坐下來用它工作；或者每次你一看見白板，你就必須拿上一支白板筆開始在上面寫寫畫畫——這不是很荒唐嗎？我們只會在需要這些工具的時候才使用它們。

對待電子郵件也應該採取這樣的態度，電子郵件的使用可以分成兩種情況：一種是當你想要與其他人交流的時候使用它，另一種是你檢查一下是否有人已經在與你交流。大多數的麻煩往往都是後一種情況引起的：

我們不斷地檢查電子郵箱，看看是否有人發了郵件給我們；

或者當我們發現有人發了電子郵件給我們時，我們覺得需要立刻回覆這些郵件；

或者我們認為所有的電子郵件都是同等重要的，所以就一視同仁地處理它們。人們通常覺得把收件箱處理得乾乾淨淨是一件好事。

這些行為中的每一種都很愚蠢，合在一起更是大錯特錯，有些人會說，“我會檢查電子郵件，一發現有新的郵件我就會馬上處理。”聽上去真不錯——但是這樣你不就成了電子郵件應答機了嗎？你的公司真的希望你這樣做嗎？這難道就是你的雄心壯志嗎？莫非你想要這樣生活下去？

如果你習慣了這樣做，那你就需要儘快地改變這種習慣。我們將在本章中糾正其中的兩個做法，最後一個則留待第5章解決。基本上來說，你需要停止不斷地回覆郵件，那你怎麼才能停止呢？對於初學者來說，最好是你根本就不需要知道有新的電子郵件，所以你可以把電腦裡的電子郵件程式關掉，讓它不再發出收到郵件時的提示音，接下來你需要抵抗總是想檢查收件箱的誘惑，每天在固定的時間裡檢查收件箱就可以了。你可以每天檢查兩次——比如早上檢查一次，午飯後檢查一次，比如說你可以這樣安排：9點到10點檢查一次，下午2點到3點再檢查一次。

我知道你現在可能覺得心裡有點不踏實，如果採用這個建議，一天只檢查兩次收件箱的話，那麼萬一