注意

谷歌文件的基礎是基於web的文書處理器Writely，最初由軟體公司Upstartle開發。2006年3月，谷歌收購了Upstartle公司，隨後將它自己開發的谷歌電子表格應用整合在了一起。

當你使用自己的谷歌賬戶登入到谷歌文件是，你會看到如圖所示的頁面。這是所有文件應用（文書處理，電子表格和簡報）的主頁；你以前建立的所有文件都在這一頁面中列出。

圖。　谷歌文件主頁——這裡列出了你所有的文件。

最左邊的面板幫你組織你的文件。你可以將檔案存放到資料夾中，按照型別（文書處理文件或電子表格）檢視文件，以及顯示與特定人員共享的文件。

選定資料夾或過濾器中的檔案顯示在視窗的主要部分。正如你所看到的，文書處理檔案用文件圖示標識，電子表格檔案用電子表格圖示標識，而簡報檔案則用簡報圖示標識。要開啟任何一個文件，只需要單擊該文件的標題。文件將會在新視窗中開啟。要刪除某個條目，請先選中它，然後點選刪除按鈕。

要建立一個新的文書處理文件，請點選新建按鈕並選擇文件。新文件在一個新的瀏覽器視窗中開啟，如圖所示。在這個新的瀏覽器視窗中，你的文件看上去就是一大塊空白，下拉選單和工具欄位於其頂部。你使用工具欄按鈕和下拉選單中的功能來編輯和格式化你的文件。

圖。　一個新的谷歌文件檔案。

注意

你還可以使用谷歌文件來處理你以前使用常規的文書處理程式，包括微軟Word建立的檔案。只需要點選上傳按鈕開啟上傳檔案頁面。找到你想要上傳的檔案，然後點選上傳檔案按鈕即可。

如同使用所有的基於web的文書處理器，當你建立一個谷歌文件檔案時，你實際上是在建立一個HTML檔案——跟網頁沒有什麼兩樣。透過谷歌文件介面，所有HTML型別的格式都可用於你的檔案。儘管你可以按照許多其他格式，包括微軟Word　DOC格式和Adobe　PDF格式匯出（下載）你的檔案，你的檔案也可以使用HTML格式進行儲存。

當然，谷歌文件最實用的功能之一就是與其他谷歌文件使用者共享檔案的能力，其目的可以是檢視或者協同編輯。要共享一個文件或電子表格用於檢視或進行協作，請點選共享按鈕並選擇與其他人共享。這樣就會開啟如圖所示的共享該文件頁面。

圖。　準備共享一個谷歌文件檔案。

第十一章　在文書處理上協作（4）

在邀請人員框中，輸入你要與之共享文件的人的電子郵件地址（多個電子郵件地址用逗號進行分隔）。如果你希望別人只能檢視文件而無法進行編輯，請選中作為檢視者選項。如果你希望別人能夠編輯文件，請選擇作為合作者的選項。點選邀請檢視者或邀請合作者按鈕傳送邀請函。

現在你的收件人透過電子郵件收到了你的邀請。邀請包含一個到文件的連結；點選此連結就會在一個新的瀏覽器視窗中開啟檔案。受邀請的檢視者可以瀏覽整個檔案，也可以將該檔案儲存到他們個人的谷歌文件線上儲存區域，或作為一個檔案存到自己的個人電腦中。任何受邀作為合作者的人都可以對檔案進行實時的編輯；事實上，多個使用者可以同時編輯檔案。這就如同你們所有的人都緊挨著坐在一起，所有的人同時敲擊同一個鍵盤。

最後，谷歌文件有一項相對較新的功能，某些使用者可能會覺得有用：無需因特網連線，離線處理文件的能力。該項功能稱之為谷歌離線文件，要使用它，請點選離線連結下載並安裝谷歌齒輪——一個能夠將谷歌線上應用轉換成傳統桌面應用的軟體工具。雖然這種方式喪失了雲端計算的一些特徵，但它確實允許你在任何地方處理你的檔案——即使在沒有因特網可用的時候。

警告

當你離線處理谷歌檔案時，你無法使用該應用的某些本地格式——更為重要的是，你會失去那些對於小組協作而言十分重要的修訂標記。

總而言之，谷歌文件是一款優秀的、功能齊全的、基於web的文書處理器。協作很容易進行，如果你願意的話，你也可以選擇離線處理你的文件。此外，儘管有一些與之競爭的程式可能提供了更多的格式化選項，但是從使用者基數的角度來說，沒有應用能夠接近谷歌文件。

Adobe　Buzzword

Buzzword（）是Adobe在基於web的文書處理器市場上